Pernah nggak sih kamu lihat sebuah usaha Perencanaan Sdm yang tiba-tiba buka cabang di mana-mana, tapi pelayanannya malah berantakan? Karyawannya kewalahan, ada posisi yang kosong berbulan-bulan, atau sebaliknya, ada divisi yang kebanyakan orang tapi nggak jelas kerjanya apa. Menurut saya, masalah seperti ini sering kali bukan soal modal atau strategi pemasaran, melainkan soal yang jarang dibicarakan: perencanaan sumber daya manusia (SDM).
Sebagai mahasiswa yang lagi belajar manajemen SDM, saya makin sadar bahwa perencanaan SDM itu bukan urusan administratif yang membosankan. Ia adalah fondasi dari semua kegiatan SDM lainnya.
Sebenarnya, Apa Itu Perencanaan SDM?Secara sederhana, perencanaan SDM adalah proses metodis dan berkesinambungan untuk mencocokkan kebutuhan organisasi dengan SDM yang tepat, di waktu dan tempat yang tepat. Para ahli punya sudut pandang masing-masing. Sinambela (2016) melihatnya sebagai upaya mengidentifikasi dampak perubahan organisasi terhadap personel, lalu mencocokkan personel dengan kebutuhan baru itu. Andrew F. Sikula menekankan proses mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja dalam konteks strategi organisasi yang terintegrasi. Thomas H. Stone menyebutnya proses meramalkan kebutuhan organisasi akan SDM di masa depan agar bisa mengambil tindakan yang diperlukan. Sementara Miner dan Green Miner memandangnya sebagai prosedur untuk memastikan jumlah dan jenis karyawan yang tepat tersedia di masa depan, di lokasi dan waktu yang tepat.
Kalau disimpulkan, intinya satu: organisasi harus melihat ke depan, bukan baru panik setelah masalah muncul.
Kenapa Ini Penting? Manfaatnya Nyata, Lho
Perencanaan SDM membantu organisasi menentukan kualitas dan kuantitas karyawan, memastikan ketersediaan tenaga kerja saat ini dan nanti, serta menghindari kekurangan maupun kelebihan staf. Ia juga mencegah kesalahan manajemen dan duplikasi usaha, memfasilitasi koordinasi dan integrasi, bahkan membantu mengelola transfer dan pensiun karyawan.
Dampaknya luas. Organisasi bisa memenuhi persyaratan pekerjaan yang berubah akibat teknologi, mempertahankan SDM dengan keahlian yang cukup, mengelola biaya personel dengan efektif, dan mengantisipasi perubahan tugas kerja. Produktivitas pun bisa naik karena disiplin dan moral karyawan terjaga. Satu lagi yang menurut saya sering dilupakan: perencanaan SDM jadi acuan untuk menyusun program pengembangan SDM. Tanpa rencana, pelatihan cuma jadi proyek asal jalan.
Dimulai dari Strategi, Bukan dari Lowongan KerjaBanyak orang mengira perencanaan SDM dimulai dari membuat iklan lowongan. Padahal ia berakar dari perencanaan strategis perusahaan, yang terdiri dari lima langkah: menentukan filosofi perusahaan, menilai kondisi lingkungan, menilai kekuatan dan kelemahan bisnis, menentukan maksud dan tujuan usaha, lalu mengembangkan strategi akhir.Artinya, SDM tidak berdiri sendiri. Kita tidak bisa menentukan butuh berapa orang kalau belum tahu perusahaan mau ke mana. Ini poin yang menurut saya paling krusial.
Empat Tahapan yang Membentuk SiklusProses perencanaan SDM sendiri terdiri dari empat tahap yang saling berkaitan.
Pertama, mengevaluasi persediaan tenaga kerja saat ini. Di sini perusahaan mendata secara rinci karyawan yang ada: jumlah, keterampilan, kredensial, kualifikasi, pengalaman, usia, lokasi, kinerja, hingga gaji. Ibarat mau pindahan, kita harus tahu dulu barang apa saja yang sudah dimiliki.
Kedua, menganalisis kebutuhan SDM masa depan. Analisis ini mempertimbangkan faktor tak terduga seperti PHK, promosi, mutasi, pengunduran diri, dan pemutusan hubungan kerja.
Ketiga, memperkirakan permintaan SDM. Divisi SDM memprediksi permintaan dan mencocokkan tenaga kerja yang ada dengan kebutuhan mendatang. Supaya akurat, mereka perlu paham strategi dan tujuan jangka panjang perusahaan.